Condizioni di Riservatezza per l’Invio di Documentazione Aziendale
La presente informativa disciplina l’invio di documentazione aziendale e informazioni riservate da parte del Cliente a favore di InLife Advisory S.r.l. (“Consulente”), ai fini dell’analisi preliminare e dell’erogazione del servizio di consulenza.
L’invio della documentazione comporta la presa visione e accettazione delle seguenti condizioni.
1) Finalità dell’invio documentale
Il Cliente si impegna a fornire al Consulente determinate informazioni, documenti e dati, anche riservati, per consentirgli di analizzare lo stato organizzativo e di conformità alla normativa assicurativa, nell’ambito della richiesta formulata.
Il Consulente, a sua volta, si impegna a trattare tali informazioni nel rispetto degli obblighi di riservatezza di seguito stabiliti.
2) Definizione di Informazioni Riservate
Ai fini della presente informativa, sono considerate “Informazioni Riservate” tutte le informazioni, i dati, i documenti, le comunicazioni, i modelli organizzativi, le policy interne, i contratti, i dati personali eventualmente condivisi, comunque trasmessi dal Cliente al Consulente in forma scritta, orale o elettronica.
Sono escluse dalla definizione di Informazioni Riservate quelle che:
- siano di pubblico dominio al momento della comunicazione;
- divengano di pubblico dominio successivamente per cause non imputabili al Consulente;
- siano già legittimamente in possesso del Consulente prima della comunicazione da parte del Cliente;
- siano legittimamente ricevute da terzi senza obbligo di riservatezza;
- quelle la cui divulgazione sia richiesta per legge o da autorità competenti.
3) Obblighi di riservatezza del Consulente
Il Consulente si impegna a:
- utilizzare le Informazioni Riservate esclusivamente per le finalità di valutazione e predisposizione della consulenza in merito alla richiesta pervenuta;
- mantenere la massima riservatezza sulle Informazioni Riservate e a non divulgarle a terzi senza il previo consenso scritto del Cliente;
- limitare l’accesso alle Informazioni Riservate ai propri dipendenti e collaboratori i quali sono vincolati da obblighi di riservatezza equivalenti;
- adottare misure organizzative e tecniche idonee a prevenire la divulgazione non autorizzata o l’uso improprio delle Informazioni Riservate.
4) Modalità di trasmissione documentale
Il Cliente prende atto che:
- le piattaforme cloud o sistemi di condivisione documentale utilizzati dal Consulente sono gestiti secondo criteri di sicurezza adeguati;
- il Cliente è responsabile della correttezza e liceità dei dati trasmessi.
5) Protezione dei dati personali (GDPR)
Le eventuali informazioni contenenti dati personali saranno trattate nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) e della normativa applicabile.
Il trattamento avverrà esclusivamente per la gestione della richiesta consulenziale.
6) Restituzione e Distruzione
Su richiesta del Cliente, il Consulente dovrà restituire o distruggere, entro 30 giorni, tutti i documenti, file, copie e materiali contenenti Informazioni Riservate, fatta eccezione per quelli la cui conservazione sia imposta da obblighi di legge o per esigenze di tutela legale.
7) Durata dell’obbligo di riservatezza
Gli obblighi di riservatezza previsti nel presente documento resteranno efficaci per un periodo di 1 anno dalla data di ricezione delle Informazioni Riservate, salvo diversa previsione normativa.
Presa visione e accettazione
Con l’invio della documentazione aziendale, il Cliente dichiara di:
- aver letto la presente informativa;
- comprenderne il contenuto;
- accettarne integralmente le condizioni.