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CHIARIMENTI APPLICATIVI CONCERNENTI LA DISCIPLINA SULLA DISTRIBUZIONE ASSICURATIVA
Anche considerato il permanere della situazione emergenziale, l’istituto ha avviato una riflessione più ampia sulla disciplina delle registrazioni telefoniche e delle comunicazioni elettroniche valutando eventuali futuri interventi regolamentari che saranno, in coerenza con le disposizioni di cui al regolamento n. 3/2013, oggetto di pubblica consultazione.
Nelle more di una eventuale revisione regolamentare, resta fermo che l’obbligo di registrazione previsto dall’articolo 83 del regolamento n. 40/2018 sussiste esclusivamente nelle ipotesi in cui la distribuzione di polizze sia organizzata per essere effettuata integralmente con mezzi di comunicazione a distanza, e non nei casi in cui, per la concreta organizzazione dell’intermediario, fasi del processo di promozione e collocamento avvengono in via ordinaria in presenza.
Sono confermati anche gli obblighi di registrazione previsti per la distribuzione di prodotti assicurativi di investimento (Insurance Based Investment Product, IBIPs), anche nei confronti dei potenziali clienti.
In caso di mancata conclusione del contratto, il dies a quo per calcolare l’arco temporale della conservazione delle registrazioni e delle comunicazioni decorre dalla data dell’ultima registrazione o comunicazione elettronica.
Le azioni di monitoraggio svolte dalle imprese ai sensi dell’articolo 46, comma 4, del Regolamento n. 40/2018 ai fini della verifica della corretta attuazione delle politiche e procedure adottate e le relative risultanze devono tenere in debita considerazione la differente natura delle relazioni che le reti distributive instaurano con le imprese stesse. Si consideri a tale proposito che il broker agisce “su incarico del cliente e senza poteri di rappresentanza di imprese di assicurazione o di riassicurazione” (cfr. art. 109, co. 2, lett. b), CAP).
Pertanto, l’art. 46, commi 1 e 4, non legittima le imprese ad introdurre procedure pervasive (quali, ad esempio, interventi di tipo ispettivo) e incoerenti con la posizione di indipendenza ed autonomia della categoria dei broker. Il controllo dei requisiti di professionalità e onorabilità previsti da tale norma, pertanto, può essere basato sulla diretta assunzione di responsabilità da parte dei broker mediante il rilascio alle imprese di dichiarazioni autocertificate coerenti con la disciplina di cui al DPR n. 445 del 2000 e in linea con standard di best practice diffuse sul mercato.
La relazione sul controllo della distribuzione riferita all’esercizio 2021 è redatta dalla funzione di verifica di conformità delle norme delle imprese in base a quanto previsto dall’articolo 46 del Regolamento IVASS n. 40/2018.
Nelle more dell’emanazione del nuovo provvedimento previsto dall’articolo 46, comma 5, del Regolamento IVASS n. 40/2018, continua altresì ad applicarsi il Provvedimento n. 2743 del 27 ottobre 2009, come previsto dall’articolo 104, comma 4, del Regolamento IVASS n. 40/2018. Si richiede l’invio della relazione entro sessanta giorni dalla fine dell’anno solare.
La documentazione precontrattuale prevista dal Regolamento n. 41/2018 può essere consegnata con modalità digitale in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 4 del regolamento stesso che, conformemente all’art. 56 del Regolamento n. 40/2018, prescrive che gli obblighi di consegna della documentazione precontrattuale siano adempiuti con le modalità di cui all’articolo 120-quater del Codice, ossia su supporto cartaceo o, previo consenso del contraente, su altro supporto durevole.
Il contraente può effettuare la scelta sulle modalità di comunicazione anche con riguardo a tutti gli eventuali successivi contratti stipulati con la medesima impresa, fermo restando la possibilità di modificare in ogni momento la scelta relativa alle modalità dell’informativa (cfr. art. 4 del reg. 41/2018 e art. 61, del reg. 40/2018). Il distributore conserva traccia della scelta effettuata dal contraente e informa il contraente della possibilità di modificare in ogni momento la scelta effettuata.
I “casi di maggiore gravità” di cui all’articolo 9, comma 3, lett. f), del Regolamento n. 45/2020 devono essere tali da giustificare la misura dell’interruzione del rapporto con l’intermediario. A titolo meramente esemplificativo, possono costituire fattispecie suscettibili di integrare tali “casi di maggiore gravità” le reiterate violazioni dell’articolo 11, commi 4 o 5 del Regolamento n. 45/2020 da parte dell’intermediario e, più in generale, la reiterata violazione degli obblighi di comportamento in capo agli intermediari, previsti dal Regolamento n. 45/2020.
Le norme italiane di cui all’articolo 11, comma 6 del Regolamento n. 45/2020 sono quelle che si applicano agli intermediari esteri secondo quanto previsto dall’elenco di norme di interesse generale pubblicato dall’Istituto, cui si rinvia. In linea con quanto ivi contenuto, si precisa che il divieto di distribuzione ai clienti che rientrano nel mercato di riferimento negativo di cui all’art. 11 del Regolamento IVASS n. 45/2020 è applicabile se il produttore, abilitato ad operare in Italia, ha identificato gruppi di clienti le cui esigenze, caratteristiche e obiettivi non sono compatibili con il prodotto assicurativo individuato.
Nell’ipotesi in cui il mercato di riferimento effettivo e il mercato di riferimento negativo effettivo di cui, rispettivamente, ai commi 1 e 3 dell’articolo 12, del Regolamento n. 45/2020 coincidano con quelli identificati dal produttore, gli intermediari possono astenersi dall’effettuare la comunicazione di cui al comma 5 del medesimo articolo. In ogni caso, l’intermediario dovrà prontamente informare l’impresa nel caso in cui, ad esito delle valutazioni di cui all’articolo 12, il mercato di riferimento effettivo e il mercato di riferimento effettivo negativo non dovessero più coincidere con quelli identificati dall’impresa stessa.
In assenza di una modifica della norma primaria (art. 109, co. 4-sexies, del CAP) non è possibile procedere in via regolamentare a una eliminazione dell’obbligo di comunicazione inerente alle partecipazioni e agli stretti legami nei casi in cui non sia rilevato dall’intermediario un impedimento all’azione di vigilanza dell’IVASS. Ciò premesso, si chiarisce che le fattispecie di “stretti legami” rilevanti ai fini della comunicazione all’Autorità di vigilanza sono individuate dall’articolo 1, comma 1, lett. iii) del CAP e si rinvia a tal proposito ai chiarimenti applicativi sulla trasmissione all’IVASS delle informazioni relative agli stretti legami e alle partecipazioni rilevanti ai sensi dell’articolo 109, co. 4-sexies, del CAP (v. Provvedimento IVASS n. 84/2019), già pubblicati nel sito istituzionale dell’Istituto.
L’articolo 22, comma 1, lett. c-bis del Regolamento IVASS n. 40/2018 – così modificato dal Provvedimento IVASS n. 97/2020 – prevede che, ai fini dell’iscrizione nella Sezione E) del Registro, è, tra l’altro, necessario il possesso di “un titolo di studio non inferiore al diploma di istruzione secondaria superiore rilasciato a seguito di corso di studio di durata quinquennale oppure quadriennale integrato dal corso annuale previsto per legge o di un titolo di studio estero equipollente”.
L’entrata in vigore della disposizione è disciplinata da una specifica norma transitoria, l’art. 6 comma 1 del Provv. IVASS n. 97/2020, secondo cui: “Gli intermediari iscritti nel Registro alla data di entrata in vigore del presente Provvedimento (n.d.r. 31 marzo 2021) continuano ad operare senza obbligo di conformarsi” al predetto requisito “anche in caso di cancellazione e successiva reiscrizione nel Registro” (art. 6 comma 4 del cit. Provv.), facendo salvo il requisito di professionalità maturato da coloro che già svolgono l’attività alla data di entrata in vigore del Provvedimento. Pertanto, il collaboratore che sia stato cancellato successivamente alla data del 31 marzo 2021 non è tenuto a conseguire il possesso di un titolo di studio ai fini di una nuova iscrizione.
Si ritiene che ai fini della reiscrizione delle persone fisiche che siano state cancellate dalla sezione E) del Registro prima del 31 marzo 2021, trovi applicazione l’articolo 31 del Regolamento IVASS n. 40/2018. In particolare, il requisito di professionalità – in base al quale è stata effettuata la prima iscrizione al Registro – rimane valido purché la domanda di reiscrizione sia presentata entro cinque anni dalla cancellazione e l’aggiornamento professionale sia stato effettuato in conformità a quanto previsto dalla citata disposizione. Fermo quanto precede, l’Istituto segnala che, nelle more di una revisione regolamentare, dall’art. 22 devono intendersi espunti i riferimenti al titolo di studio “rilasciato a seguito di corso di studio di durata quadriennale integrato dal corso annuale previsto per legge” e al titolo estero “equipollente”, in quanto implicitamente abrogati per effetto delle modifiche che hanno interessato la normativa primaria di riferimento. Per tali ragioni, si richiede il possesso di un titolo di studio non inferiore al diploma di istruzione secondaria o titolo estero equivalente.
Gli articoli 41, comma 6, lettera b-bis e 48, comma 1, lett. b-bis del Regolamento IVASS n. 40/2018 – così modificati dal Provvedimento IVASS n. 97/2020 – richiedono, rispettivamente, per i dipendenti di una impresa di assicurazione e/o gli addetti che operano all’interno dei locali dell’intermediario il possesso di “un titolo di studio non inferiore al diploma di istruzione secondaria superiore rilasciato a seguito di corso di studio di durata quinquennale oppure quadriennale integrato dal corso annuale previsto per legge o di un titolo di studio estero equipollente”.
L’entrata in vigore della disposizione è disciplinata da una specifica norma transitoria, l’art. 6, comma 2 del Provvedimento IVASS n. 97/2020, secondo cui: “Gli addetti operanti all’interno dei locali dell’intermediario e i dipendenti delle imprese di assicurazione, che alla data di entrata in vigore del presente Provvedimento (n.d.r. 31 marzo 2021) hanno in essere con il distributore un rapporto di collaborazione documentato continuano ad operare senza obbligo di conformarsi a quanto previsto dagli articoli 41, comma 6, lettera b-bis, e articolo 48, comma 1, lettera b-bis”, facendo salvo il requisito di professionalità maturato da coloro che già operano alla data di entrata in vigore del Provvedimento.
In considerazione delle finalità della suddetta previsione, i dipendenti di una impresa di assicurazione e/o gli addetti che operano all’interno dei locali dell’intermediario restano esentati dall’obbligo di conseguire il titolo di studio anche nel caso in cui interrompano la collaborazione in essere al 31 marzo 2021 e ne instaurino una nuova con altro e diverso distributore. Tanto in considerazione dell’assimilabilità di tale situazione con quella disciplinata per gli intermediari iscritti alla sezione E del RUI (per i quali è ora richiesto il medesimo titolo di studio) all’art. 6 comma 1 del Provv. IVASS n. 97/2020, secondo cui: “Gli intermediari iscritti nel Registro alla data di entrata in vigore del presente Provvedimento (n.d.r. 31 marzo 2021) continuano ad operare senza obbligo di conformarsi” al predetto requisito “anche in caso di cancellazione e successiva reiscrizione nel Registro” (art. 6 comma 4 del cit. Provv.).
Quanto sopra si applica anche ai fini dell’iscrizione nella sezione E) del RUI di coloro che, al 31 marzo 2021, esercitavano l’attività di distribuzione quali dipendenti o addetti, tenuto conto che il titolo di studio richiesto ai sensi del Regolamento IVASS n. 40/2018 è lo stesso per ciascuno di tali soggetti. Resta fermo l’obbligo del possesso di tutti gli altri requisiti previsti per l’iscrizione nella sezione E) del RUI ai sensi dell’articolo 22 del Regolamento IVASS n. 40/2018.
Fermo quanto precede, l’Istituto segnala che, nelle more di una revisione regolamentare, dagli artt. 41 e 48 devono intendersi espunti i riferimenti al titolo di studio “rilasciato a seguito di corso di studio di durata quadriennale integrato dal corso annuale previsto per legge” e al titolo estero “equipollente”, in quanto implicitamente abrogati per effetto delle modifiche che hanno interessato la normativa primaria di riferimento. Per tali ragioni, si richiede il possesso di un titolo di studio non inferiore al diploma di istruzione secondaria o titolo estero equivalente.
Sì, l’obbligo di conservazione della documentazione può essere assolto dai distributori mediante la conservazione di tali documenti presso soggetti terzi, purché le procedure di archiviazione e conservazione da parte di costoro soddisfino i requisiti di cui all’art. 67, comma 5 (ordinata tenuta e gestione della documentazione) del Regolamento IVASS n. 40/2018, anche al fine di consentire la piena accessibilità e la pronta disponibilità della documentazione in caso di richiesta dell’IVASS. Non è prevista dalla normativa l’invio di apposita comunicazione all’IVASS circa la scelta della suddetta modalità di conservazione.
Ai sensi dell’art. 37 del D.L. 76/2020 (“Decreto Semplificazioni”), convertito con modificazioni dalla legge 120/2020, il possesso di un domicilio digitale funzionante è richiesto obbligatoriamente per lo svolgimento di qualsiasi attività di impresa e per l’iscrizione nel
relativo Registro. Pertanto, la norma si applica soltanto ai collaboratori iscritti nella Sezione “E” del RUI, che operino in veste di imprenditori individuali o collettivi. Resta ferma la possibilità per IVASS di procedere alla notifica dell’atto di contestazione via PEC in tutti i casi in cui l’indirizzo PEC risulti da registri pubblici ufficiali, indipendentemente dalla circostanza che l’interessato sia iscritto al Registro delle imprese.